Imagina a mudança de mindset quando você pega líderes de RH e os transformam em Product Owners, para trabalharem em squads e tribos, ligados à uma jornada de persona customer centric? Foi isso que aconteceu na Suzano, gigante do setor de papel, que está passando por um grande processo de transformação digital.
Após reformularem a jornada do colaborador, um dos principais desafios da empresa era deixar o RH ágil. Neste processo, nosso objetivofoi ajudar na mudança de mindset e na forma de trabalho das pessoas, – para que entendessem seus papéis e responsabilidades – e como trabalhar nessa nova estrutura, através dos conceitos ágeis.
Para isso, iniciamos uma série de capacitações com líderes, através de workshops e treinamentos customizados para as necessidades da empresa. Além de ensinarmos novas práticas e ferramentas para mudança de mentalidade, desenvolvemos uma mentoria especializada com os colaboradores, aplicada de forma individual e em grupos.
Com essas iniciativas, o RH da Suzano se tornou um dos grandes agentes de mudança dentro da companhia, que está cada vez mais preparada para essa nova era digital. E, além de todo esse investimento em capacitação das lideranças, a Suzano está passando por diversos outros processos de transformação, principalmente, cultural.
Confira mais detalhes sobre isso na entrevista do diretor executivo de RH e membro do conselho consultivo da Suzano, Christian Orglmeister, para a Revista Você S/A.
Durante nossos processos de consultoria e coaching, muitas vezes nos deparamos com um cenário no qual surgem frases ou dúvidas como:
– Quero tentar mudar alguma coisa, mas não sei o quê…
– Da forma como estou fazendo não sou tão efetivo, mas o que mudar?
– Já consumimos muito conteúdo, mas será que é o suficiente?
– Acho que preciso de mais gente na equipe, mas como convencer a diretoria a fornecer budget?
– Quais os papéis necessários para que eu tenha um time adequado?
Basicamente, os líderes querem entregar mais resultado, ter times eficientes e eficazes, e sempre surge a hipótese de que métodos ágeis ajudariam nessa produtividade. Mas não sabem como e nem em qual ordem: “Primeiro contrato ou arrumo o processo?”; “Se tenho que ter pessoas, qual o papel que tenho que contratar?”; “Ou antes eu revisito o processo?”; “O que vem primeiro?”.
Então, o que fazer?
Não tem uma resposta pronta e vou falar de forma geral, pois cada caso é um caso.
Primeiro ponto é que, às vezes, é muito nítido que tem uma skill faltando. O problema é tão grande, tão gritante, que nem é preciso rever o processo, mas sim já contratar uma pessoa. Veja se você tem algum caso gritante!
Caso contrário, quando não é tão nítido a falta de uma pessoa:
Primeiro aconselhamos a empresa analisar seu processo atual – entender o que está acontecendo, se dá para fazer mais resultado com as mesmas pessoas. E, somente depois, analisar a necessidade de contratar mais pessoas.
Por que revisitar o modo de trabalhar é importante?
Muitas vezes as empresas não tem um processo bem definido e esse, por sua vez, possui gaps, gargalos, indefinições e desperdícios. Uma outra dúvida muito comum é: “E se contratar mais pessoas e continuar tendo dificuldades de entrega?”
Bom, se não tiver o processo correto e bem definido, existe a chance de colocar mais pessoas e amplificar ou “mascarar” o problema, por exemplo:
Mascarar o problema: você coloca 160h (1 pessoa) a mais, mas no final você aumenta sua produtividade real em 40h. Sendo que as outras 120h acaba sendo improdutivas – isso acaba mascarando o problema
Amplificar o problema: você coloca mais pessoas no time e a produtividade cai no final, pois a complexidade do time aumenta e algo que não estava bom, fica pior.
Em outras palavras, rever o modo de trabalho consiste em ter uma jornada ágil para sua área, com processos ágeis bem desenhados e definidos, para seu time entregar mais.
Como funciona normalmente?
Durante a revisão do processo, o primeiro ponto que tentamos responder é: “hoje, é claro nosso processo? Ele está bem definido?” Ou seja, é preciso ter clareza do processo e não estou dizendo que tem que ser engessado, mas sim, claro para todos.
Outra pergunta que fazemos é: “Seu processo é burocrático? Tem como ser mais Lean, ou seja, mais enxuto?”
Com essas perguntas, começamos a revisão propriamente dita, a fim de descobrir a eficiência atual com métricas e identificar os principais gargalos. Em nossa consultoria, nós definimos o modelo AS IS (como funciona hoje) e o TO BE (como deve ser um processo no futuro, bem definido e ágil, com um fluxo mais otimizado).
Pontos chaves durante a revisão de um processo, que fazem um time produzir mais:
PRIORIZAÇÃO E GESTÃO DE DEMANDAS
Durante a revisão do processo, é comum identificarmos, por exemplo, que pelo menos 50% dos requisitos solicitados por Negócios não são necessários. A correta priorização dos requisitos é fundamental, para depois você alocar um time para desenvolver o sistema. Para cada requisito, devemos ter com relativa clareza o propósito do negócio, qual o valor de negócios que se busca, para o desenvolvimento criar o código.
REFINAMENTO
Os itens requisitados não estão em uma boa granularidade, na qual o DEV precisa perder tempo tentando entender o que tem que fazer e obtendo mais retrabalho.
QUALIDADE
“Tem pontos que preciso melhorar na minha política de qualidade, para eu ter menos retrabalho?”; “O produto acaba tendo muitos bugs e o backlog de correção e sustentação é grande?”; Identificar essas questões melhoraram o aspecto da qualidade e ajuda muito na economia de trabalho.
ARQUITETURA
“Tenho problemas arquiteturais no meu sistema, o que faz que eu demore para desenvolver algo?” Esse é o famoso cenário de backlog técnico, no qual é tão necessário um refractories.
OTIMIZAÇÃO
Tem alguém com alto índice de retrabalho, ou sobrecarregado, ou com partes do processo desnecessários? Tem etapas onde está demorando muito a execução das tarefas? Esse também é um ponto muito importante a ser revisado!
Aí então, busque a contratação
Tendo mais controle sobre o processo e ele sendo otimizado e ágil, aí chega o momento de você buscar saber como fazer mais:
– Contratar mais pessoas, novos skills
Durante essa análise, você pode identificar que o time precisa de uma competência inexistente para ser mais produtivo. Por exemplo, ter uma pessoa Engenheira de QA ou Devops. Nessa fase, você consegue saber quais papeis precisa para ter uma equipe multidisciplinar produtiva, com skills que não podem faltar.
– Colocando mais pessoas – mesmo skill para ganhar mais vazão
Acontece quando você otimizou seu processo e apresenta um cenário no qual o time consegue atacar X coisas por mês, mas a necessidade de Negócios é de mais de X. Neste caso, você contrata pessoas com os mesmos skills, para ganhar mais vazão.
Formação da equipe também é algo importante
Às vezes é necessário até mexer na estrutura organizacional da empresa ou mexer na organização dos times… Mas isso é feito de forma gradual.
“Ter um component team ou um feature team?”; “Organizar por value stream?”; “Juntar ou separar os skills?”; “Separa novos desenvolvimentos do time de suporte?”… Se a sua dúvida é alguma dessas (como estruturar seu time), você precisa repensar a formação da sua equipe.
Conclusão
A decisão de contratar mais pessoas ou revisar o processo, depende muito de cenário para cenário, mas, primeiro, aconselhamos você definir a sua jornada ágil, revisitar seu processo, e depois dessa otimização, aí você pensa em contratação de pessoas.
Se quiser ajuda com a sua jornada ágil,revisar o processo ou até mesmo ter pessoas qualificadas para ter um time mais eficiente, podemos te ajudar!
Entenda agora como funciona a aplicação de metodologias ágeis na prática para ter um time mais eficiente e ágil
Muito se fala sobre os benefícios do uso de metodologias ágeis, não apenas na área de tecnologia, mas em diversas outras como Marketing, RH, Vendas, Financeira, etc… Entretanto, uma das dúvidas mais frequentes relacionada à esse assunto é “como um processo ágil organizado funciona de verdade na prática?”. Também surgem perguntas como: “Ok, eu quero ser mais ágil, mas como isso pode funcionar pra mim?”
Antes de responder essa pergunta, vale ressaltar que, se você não possui um processo de trabalho bem estruturado e bem implantado, provavelmente seu time deve estar com desperdícios ou sendo muito improdutivo no dia a dia. E isso acontece por diversos motivos:
Falta de objetivo claro e propósito
Falta de clareza sobre papéis e responsabilidades
Incertezas perante à organização
Muito retrabalho e desperdícios
Ou seja, não adianta ter um processo de trabalho organizado, armazenado num documento dentro de uma rede, e não implantado, que as pessoas não vivam em uma base diária.
Benefícios de um time ágil
Além disso, se você tem um processo bem definido e ele não for tradicional, se ele tiver conceitos ágeis incorporados, e for praticado por cada pessoa, no dia a dia do time, os benefícios são imensos.
Ao implementar os conceitos e metodologias ágeis em um time, ele passa a:
Ter chances de produzir muito mais
Ser mais assertivo nas tarefas
Entrar em ciclos de melhoria contínua
Evitar o desperdício e o retrabalho
Ter mais coordenação e dar mais visibilidade para a liderança
Melhorar a comunicação entre todos os envolvidos
Ser mais eficaz e eficiente como um todo
Como implementar essas mudanças na prática
Tudo parece lindo na teoria, mas e na prática? Para deixar seu time mais ágil e com um processo melhor estruturado, primeiramente, é necessário entender que cada time e empresa vai ter uma solução diferente. Ou seja, não existe certo ou errado, mas sim um método organizado para atender às SUAS necessidades e te ajudar a atingir os SEUS objetivos.
Esse é o nosso modelo de implementação de um processo ágil para uma área de marketing, neste caso. Não necessariamente é o que vai funcionar para você, mas já pode servir como base e te auxiliar a descobrir o seu formato ideal.
Foto de um modelo usado em uma área de Marketing
Para te ajudar nesse processo, selecionamos os principais pontos de uma implementação de um processo ágil:
Definir os objetivos de forma clara
Não adianta querer usar novos conceitos de trabalho dentro de um time, se ele não tem uma visão bem clara de qual o propósito das iniciativas. As técnicas de OKR são ideais para definir os objetivos e resultados-chaves para atingir as metas e ter clareza do que está acontecendo no dia a dia de trabalho.
“Se você não sabe para onde ir, provavelmente seu time estará sempre perdendo.”
Estruturando a lista de tarefas
Quando definimos a visão do projeto ou produto, começamos uma estruturação do backlog, ou seja, criamos uma lista ordenada de tarefas a serem executadas para atingir determinado objetivo. Usamos diversas dinâmicas e técnicas para selecionar esses itens (Design Sprint, Lean Inception, etc) e assim criamos o Product Backlog.
Em seguida, é muito importante fazer a correta priorização e ordenação desse backlog, começando os trabalhos pelas tarefas mais importantes, ou pelas que possuem mais dependência, identificando e removendo os impedimentos, etc.
Começando as Sprints
Depois de refinar os itens e definir o Sprint Backlog e começamos a trabalhar nas Sprints – que são ciclos constantes com períodos pré-definidos para desenvolver as entregas. Neste exemplo da campanha de marketing, como o time era muito volátil, fizemos Sprints de uma semana, pois além do cenário ainda incerto, tudo era adaptação e as pessoas estavam sendo treinadas e trabalhando neste novo formato, ao mesmo tempo.
Nesse primeiro ciclo, o time deve trabalhar focado no Sprint Goal (objetivo daquele período) e, ao final de cada Sprint, chamamos uma série de stakeholders para falar das entregas, dos resultados, ter o momento dos feedbacks e ajustar qualquer item para o próximo ciclo de trabalho.
Vale ressaltar aqui que a transparência e a gestão visual são essenciais nesse novo formato de trabalho. Usamos diversas técnicas e conceitos de Scrum, Kanban, Gestão 3.0, entre outras.
Entre num processo de melhoria contínua
Ao final desse novo ciclo de trabalho, pare e pense: se você pudéssemos voltar no passado e fazer tudo de novo, faríamos tudo igual? Ou teríamos feito algo diferente? Nessa retrospectiva, é possível identificar e selecionar um ponto de melhoria, e ter um plano de ação para trabalhar nele, junto com os outros itens do backlog, na Sprint seguinte… Iniciando assim um processo de melhoria contínua.
Treine as pessoas
Uma das fases mais importantes de uma implementação de metodologias ágeis é a de aculturamento. Esse é o momento no qual as pessoas passam por uma série de treinamentos, com objetivo de não apenas aprender novos conceitos, mas de realmente mudar o paradigma e atingir os objetivos. Aplicamos diversos treinamentos oficiais (com certificação) para elevar o nível de conhecimento e de experiência prática das pessoas.
Tenha métricas e dados
De nada adianta esse novo formato de trabalho, se não é possível mensurar! Tenha dados e métricas, tanto métricas de resultado (outcome), como de tarefas (output). Elas servem para entender o quanto essa iniciativa está sendo positiva ou precisa de ajustes. São esses indicadores que ajudam a guiar o time para ser melhor a cada Sprint!
Lembrando que, se você não tiver as pessoas corretas para te ajudar, toda essa iniciativa para ter um processo ágil, mais organizado e estruturado, pode fracassar. Se você ainda tem alguma dúvida sobre essa transformação, fale com um de nossos consultores e solicite um diagnóstico para saber se as metodologias ágeis vão funcionar para o seu time.
Quer que seu time trabalhe de forma mais ágil e estruturada?
