Entenda como organizar melhor sua equipe para ter mais eficiência e resultados
Por Antonio Costa
Durante nossos processos de consultoria e coaching, muitas vezes nos deparamos com um cenário no qual surgem frases ou dúvidas como:
– Quero tentar mudar alguma coisa, mas não sei o quê…
– Da forma como estou fazendo não sou tão efetivo, mas o que mudar?
– Já consumimos muito conteúdo, mas será que é o suficiente?
– Acho que preciso de mais gente na equipe, mas como convencer a diretoria a fornecer budget?
– Quais os papéis necessários para que eu tenha um time adequado?
Basicamente, os líderes querem entregar mais resultado, ter times eficientes e eficazes, e sempre surge a hipótese de que métodos ágeis ajudariam nessa produtividade. Mas não sabem como e nem em qual ordem: “Primeiro contrato ou arrumo o processo?”; “Se tenho que ter pessoas, qual o papel que tenho que contratar?”; “Ou antes eu revisito o processo?”; “O que vem primeiro?”.
Então, o que fazer?
Não tem uma resposta pronta e vou falar de forma geral, pois cada caso é um caso.
Primeiro ponto é que, às vezes, é muito nítido que tem uma skill faltando. O problema é tão grande, tão gritante, que nem é preciso rever o processo, mas sim já contratar uma pessoa. Veja se você tem algum caso gritante!
Caso contrário, quando não é tão nítido a falta de uma pessoa:
Primeiro aconselhamos a empresa analisar seu processo atual – entender o que está acontecendo, se dá para fazer mais resultado com as mesmas pessoas. E, somente depois, analisar a necessidade de contratar mais pessoas.
Por que revisitar o modo de trabalhar é importante?
Muitas vezes as empresas não tem um processo bem definido e esse, por sua vez, possui gaps, gargalos, indefinições e desperdícios. Uma outra dúvida muito comum é: “E se contratar mais pessoas e continuar tendo dificuldades de entrega?”
Bom, se não tiver o processo correto e bem definido, existe a chance de colocar mais pessoas e amplificar ou “mascarar” o problema, por exemplo:
- Mascarar o problema: você coloca 160h (1 pessoa) a mais, mas no final você aumenta sua produtividade real em 40h. Sendo que as outras 120h acaba sendo improdutivas – isso acaba mascarando o problema
- Amplificar o problema: você coloca mais pessoas no time e a produtividade cai no final, pois a complexidade do time aumenta e algo que não estava bom, fica pior.
Em outras palavras, rever o modo de trabalho consiste em ter uma jornada ágil para sua área, com processos ágeis bem desenhados e definidos, para seu time entregar mais.
Como funciona normalmente?
Durante a revisão do processo, o primeiro ponto que tentamos responder é: “hoje, é claro nosso processo? Ele está bem definido?” Ou seja, é preciso ter clareza do processo e não estou dizendo que tem que ser engessado, mas sim, claro para todos.
Outra pergunta que fazemos é: “Seu processo é burocrático? Tem como ser mais Lean, ou seja, mais enxuto?”
Com essas perguntas, começamos a revisão propriamente dita, a fim de descobrir a eficiência atual com métricas e identificar os principais gargalos. Em nossa consultoria, nós definimos o modelo AS IS (como funciona hoje) e o TO BE (como deve ser um processo no futuro, bem definido e ágil, com um fluxo mais otimizado).
Pontos chaves durante a revisão de um processo, que fazem um time produzir mais:
- PRIORIZAÇÃO E GESTÃO DE DEMANDAS
Durante a revisão do processo, é comum identificarmos, por exemplo, que pelo menos 50% dos requisitos solicitados por Negócios não são necessários. A correta priorização dos requisitos é fundamental, para depois você alocar um time para desenvolver o sistema. Para cada requisito, devemos ter com relativa clareza o propósito do negócio, qual o valor de negócios que se busca, para o desenvolvimento criar o código.
- REFINAMENTO
Os itens requisitados não estão em uma boa granularidade, na qual o DEV precisa perder tempo tentando entender o que tem que fazer e obtendo mais retrabalho.
- QUALIDADE
“Tem pontos que preciso melhorar na minha política de qualidade, para eu ter menos retrabalho?”; “O produto acaba tendo muitos bugs e o backlog de correção e sustentação é grande?”; Identificar essas questões melhoraram o aspecto da qualidade e ajuda muito na economia de trabalho.
- ARQUITETURA
“Tenho problemas arquiteturais no meu sistema, o que faz que eu demore para desenvolver algo?” Esse é o famoso cenário de backlog técnico, no qual é tão necessário um refractories.
- OTIMIZAÇÃO
Tem alguém com alto índice de retrabalho, ou sobrecarregado, ou com partes do processo desnecessários? Tem etapas onde está demorando muito a execução das tarefas? Esse também é um ponto muito importante a ser revisado!
Aí então, busque a contratação
Tendo mais controle sobre o processo e ele sendo otimizado e ágil, aí chega o momento de você buscar saber como fazer mais:
– Contratar mais pessoas, novos skills
Durante essa análise, você pode identificar que o time precisa de uma competência inexistente para ser mais produtivo. Por exemplo, ter uma pessoa Engenheira de QA ou Devops. Nessa fase, você consegue saber quais papeis precisa para ter uma equipe multidisciplinar produtiva, com skills que não podem faltar.
– Colocando mais pessoas – mesmo skill para ganhar mais vazão
Acontece quando você otimizou seu processo e apresenta um cenário no qual o time consegue atacar X coisas por mês, mas a necessidade de Negócios é de mais de X. Neste caso, você contrata pessoas com os mesmos skills, para ganhar mais vazão.
Formação da equipe também é algo importante
Às vezes é necessário até mexer na estrutura organizacional da empresa ou mexer na organização dos times… Mas isso é feito de forma gradual.
“Ter um component team ou um feature team?”; “Organizar por value stream?”; “Juntar ou separar os skills?”; “Separa novos desenvolvimentos do time de suporte?”… Se a sua dúvida é alguma dessas (como estruturar seu time), você precisa repensar a formação da sua equipe.
Conclusão
A decisão de contratar mais pessoas ou revisar o processo, depende muito de cenário para cenário, mas, primeiro, aconselhamos você definir a sua jornada ágil, revisitar seu processo, e depois dessa otimização, aí você pensa em contratação de pessoas.
Se quiser ajuda com a sua jornada ágil,revisar o processo ou até mesmo ter pessoas qualificadas para ter um time mais eficiente, podemos te ajudar!
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