Processos Ágeis Archives

Entenda como organizar melhor sua equipe para ter mais eficiência e resultados

Por Antonio Costa

Durante nossos processos de consultoria e coaching, muitas vezes nos deparamos com um cenário no qual surgem frases ou dúvidas como:

– Quero tentar mudar alguma coisa, mas não sei o quê…

– Da forma como estou fazendo não sou tão efetivo, mas o que mudar?

– Já consumimos muito conteúdo, mas será que é o suficiente?

– Acho que preciso de mais gente na equipe, mas como convencer a diretoria a fornecer budget?

– Quais os papéis necessários para que eu tenha um time adequado?

Basicamente, os líderes querem entregar mais resultado, ter times eficientes e eficazes, e sempre surge a hipótese de que métodos ágeis ajudariam nessa produtividade. Mas não sabem como e nem em qual ordem: “Primeiro contrato ou arrumo o processo?”; “Se tenho que ter pessoas, qual o papel que tenho que contratar?”; “Ou antes eu revisito o processo?”; “O que vem primeiro?”.

Então, o que fazer?

Não tem uma resposta pronta e vou falar de forma geral, pois cada caso é um caso.

Primeiro ponto é que, às vezes, é muito nítido que tem uma skill faltando. O problema é tão grande, tão gritante, que nem é preciso rever o processo, mas sim já contratar uma pessoa. Veja se você tem algum caso gritante!

Caso contrário, quando não é tão nítido a falta de uma pessoa:

Primeiro aconselhamos a empresa analisar seu processo atual – entender o que está acontecendo, se dá para fazer mais resultado com as mesmas pessoas. E, somente depois, analisar a necessidade de contratar mais pessoas.

Duas pessoas sentadas num ambiente de trabalho, usando um computador

Por que revisitar o modo de trabalhar é importante?

Muitas vezes as empresas não tem um processo bem definido e esse, por sua vez, possui gaps, gargalos, indefinições e desperdícios. Uma outra dúvida muito comum é: “E se contratar mais pessoas e continuar tendo dificuldades de entrega?”

Bom, se não tiver o processo correto e bem definido, existe a chance de colocar mais pessoas e amplificar ou “mascarar” o problema, por exemplo:

Mascarar o problema: você coloca 160h (1 pessoa) a mais, mas no final você aumenta sua produtividade real em 40h. Sendo que as outras 120h acaba sendo improdutivas – isso acaba mascarando o problema
Amplificar o problema: você coloca mais pessoas no time e a produtividade cai no final, pois a complexidade do time aumenta e algo que não estava bom, fica pior.

Em outras palavras, rever o modo de trabalho consiste em ter uma jornada ágil para sua área, com processos ágeis bem desenhados e definidos, para seu time entregar mais.

Como funciona normalmente?

Durante a revisão do processo, o primeiro ponto que tentamos responder é: “hoje, é claro nosso processo? Ele está bem definido?” Ou seja, é preciso ter clareza do processo e não estou dizendo que tem que ser engessado, mas sim, claro para todos.

Outra pergunta que fazemos é: “Seu processo é burocrático? Tem como ser mais Lean, ou seja, mais enxuto?”

Com essas perguntas, começamos a revisão propriamente dita, a fim de descobrir a eficiência atual com métricas e identificar os principais gargalos. Em nossa consultoria, nós definimos o modelo AS IS (como funciona hoje) e o TO BE (como deve ser um processo no futuro, bem definido e ágil, com um fluxo mais otimizado).

Pontos chaves durante a revisão de um processo, que fazem um time produzir mais:

PRIORIZAÇÃO E GESTÃO DE DEMANDAS

Durante a revisão do processo, é comum identificarmos, por exemplo, que pelo menos 50% dos requisitos solicitados por Negócios não são necessários. A correta priorização dos requisitos é fundamental, para depois você alocar um time para desenvolver o sistema. Para cada requisito, devemos ter com relativa clareza o propósito do negócio, qual o valor de negócios que se busca, para o desenvolvimento criar o código.

REFINAMENTO

Os itens requisitados não estão em uma boa granularidade, na qual o DEV precisa perder tempo tentando entender o que tem que fazer e obtendo mais retrabalho.

QUALIDADE

“Tem pontos que preciso melhorar na minha política de qualidade, para eu ter menos retrabalho?”; “O produto acaba tendo muitos bugs e o backlog de correção e sustentação é grande?”; Identificar essas questões melhoraram o aspecto da qualidade e ajuda muito na economia de trabalho.

ARQUITETURA

“Tenho problemas arquiteturais no meu sistema, o que faz que eu demore para desenvolver algo?” Esse é o famoso cenário de backlog técnico, no qual é tão necessário um refractories.

OTIMIZAÇÃO

Tem alguém com alto índice de retrabalho, ou sobrecarregado, ou com partes do processo desnecessários? Tem etapas onde está demorando muito a execução das tarefas? Esse também é um ponto muito importante a ser revisado!

Aí então, busque a contratação

Tendo mais controle sobre o processo e ele sendo otimizado e ágil, aí chega o momento de você buscar saber como fazer mais:

– Contratar mais pessoas, novos skills

Durante essa análise, você pode identificar que o time precisa de uma competência inexistente para ser mais produtivo. Por exemplo, ter uma pessoa Engenheira de QA ou Devops. Nessa fase, você consegue saber quais papeis precisa para ter uma equipe multidisciplinar produtiva, com skills que não podem faltar.

– Colocando mais pessoas – mesmo skill para ganhar mais vazão

Acontece quando você otimizou seu processo e apresenta um cenário no qual o time consegue atacar X coisas por mês, mas a necessidade de Negócios é de mais de X. Neste caso, você contrata pessoas com os mesmos skills, para ganhar mais vazão.

Formação da equipe também é algo importante

Às vezes é necessário até mexer na estrutura organizacional da empresa ou mexer na organização dos times… Mas isso é feito de forma gradual.

“Ter um component team ou um feature team?”; “Organizar por value stream?”; “Juntar ou separar os skills?”; “Separa novos desenvolvimentos do time de suporte?”… Se a sua dúvida é alguma dessas (como estruturar seu time), você precisa repensar a formação da sua equipe.

Conclusão

A decisão de contratar mais pessoas ou revisar o processo, depende muito de cenário para cenário, mas, primeiro, aconselhamos você definir a sua jornada ágil, revisitar seu processo, e depois dessa otimização, aí você pensa em contratação de pessoas.

Se quiser ajuda com a sua jornada ágil,revisar o processo ou até mesmo ter pessoas qualificadas para ter um time mais eficiente, podemos te ajudar!

Faça seu diagnóstico rápido e tire essa duvida

Mas, qual a mudança de paradigma?

Gosto muito da forma como parceiros da Scrum.org descrevem tal mudança de paradigma, que consiste em sair de um modo Taylorista de pensar, indo para uma abordagem mais focada em resultados, ou um modo Ágil de pensar.

Modelo Taylorista

Basicamente, no início do século passado eram necessárias linhas de produção mais eficientes. E Taylor foi um grande revolucionário para sua época, implementando ideias como:

Separação entre pensadores e executores. Frases como “I have you for your strength and mechanical ability. We have other men paid for thinking” (“Eu tenho você por sua força e habilidade mecânica. Temos outros homens pagos para pensar”), faziam parte de seus conceitos;
Cada trabalhador se ocupavam em resolver uma pequena parcela do problema;
Não era necessária criatividade ou senso crítico, apenas disciplina para seguir regras;
O que fazia de cada pessoa um recurso, substituível e, muitas vezes, que era automatizado (trocada por máquinas);
A solução para o usuário já era pré-concebida desde o princípio, bastando apenas ter eficiência na execução do processo;
Para maior produtividade do trabalhador, dê mais dinheiro, bônus e benefícios – essa é sua principal motivação;
Estrutura de comando e controle era utilizada para gerenciar. Ou seja, se tudo está sob controle é o melhor modelo de liderança;
Grandes planejamentos prévios e prescritivos;
Entre outros pontos.

Agora, leia novamente o texto acima, mas analisando o contexto de desenvolvimento de produtos digitais. Será que todos esses tópicos não estão sendo aplicados hoje em dia, mas para resolver um problema diferente?

Acontece que, atualmente, estamos em um cenário de quarta revolução industrial, que é a Revolução Digital. O avanço da tecnologia nos proporcionou um novo universo, novas regras na sociedade e nos negócios, inovações que estão fundindo o mundo físico e virtual, mudando o tempo todo áreas como:

– A forma como as pessoas se relacionam e vivem estão se modificando;

– Novos negócios estão sendo criados;

– Existe cada vez mais uma conectividade global, ou seja, acontece algo em uma parte do planeta, você tem a informação quase que instantânea através de seu celular;

– Pessoas da geração digital já não se contentam com qualquer produto/solução.

Isso torna o mundo ficar mais complexo, criando um ambiente chamado de VUCA – acrônimo para: Volatility (Volátil), Uncertainty (Incerto), Complexity (Complexo) e Ambiguity, (Ambíguo). Como alguns dizem, “esse é o novo normal”. Por exemplo, uma empresa digital (Airbnb, Uber, entre outras) atingir altos valores de mercado, desbancando gigantes e grandes players do passado é um efeito desse mundo VUCA.

Basicamente, as empresas que tentarem resolver os problemas atuais, do mundo VUCA, com a abordagem Taylorista, mesmo que usando uma “roupagem Ágil”, vão falhar. E, nessa corrida para a transformação digital, é isso que muitas estão fazendo: apenas vestindo a roupa ágil, mas com o mesmo mindset anterior, sem uma mudança cultural, sem uma transformação de paradigma.

É importante destacar que Frederick Winslow Taylor criou a Scientific Management em 1882 – ele foi revolucionário para a época. O que questionamos é usar esses mesmos conceitos que foram benéficos para aquela época, na criação dos produtos atuais, complexos e digitais. Isso é como usar uma ferramenta errada, a velha metáfora do martelo para apertar um parafuso.

Pensamento Tradicional x Ágil

Numa abordagem onde o pensamento “Tradicional” (Taylorista) prevalece na criação de produtos e serviços, mas que se “diz Ágil”, geralmente acontecem problemas como:

O sucesso de um projeto é resolver o escopo definido, dentro do tempo estipulado e sem estourar o orçamento. Mesmo se o cliente não comprar o produto, o projeto foi um sucesso;
As pessoas que estão no desenvolvimento do projeto estão anos luz desconectados do cliente e do serviço a ser prestado para esse usuário;
Muitas vezes, essas empresas acabam somente sendo uma “fábrica de software” (fábrica = taylorista);
As motivações e engajamento das pessoas, são feitos com remuneração ou demissão;
Problemas complexos são resolvidos com mais planejamento. Ou seja, aumenta a prescrição;
O time é Ágil mas a gestão é imposta, precisa de alguém comandando.

Já numa abordagem Ágil, o mindset estabelece uma visão de produto, uma visão de valor de entrega:

Objetivos de negócios ligados ao cliente são definidos muitas vezes em hipóteses e, tenta-se investir o mínimo para validá-la antes de escalar a solução;
Times são criados com alto alinhamento e autonomia para resolver problemas complexos;
O sucesso do time é resolver o problema com a menor solução (ou melhor) possível;
A estrutura da empresa é customer centric e não apenas áreas em silos, rodando através dos processos ágeis;
Problemas complexos são resolvidos com mais experimentos, que geram mais aprendizado (empirismo);
O melhor estilo de liderança é o líder servidor;

E esta lista é imensa! Os pontos acima são apenas alguns exemplos… Ou seja, muitas empresas estão rodando um processo com roupagem Ágil, mas com o mesmo mindset Tradicional (Taylorista) de sempre. Isso é tão enraizado que, muitas consultorias que julgam executar uma transformação digital, implantam a agilidade de uma forma bem tradicional. Elas ensinam sua empresa a estabelecer personas, por exemplo, mas elas não utilizam essa técnica em seus próprios negócios.

Por mais que fazer a adoção de processos ágeis seja um avanço, mesmo que de forma mecânica, é importante saber que ainda falta muito para a tão falada transformação digital. Não se contente com apenas uma roupagem ágil, busque o mindset verdadeiro da agilidade para colher todos os benefícios da transformação digital.

Se você está passando por um processo de transformação digital e está vendo algumas dessas situações rolando, conversa aqui com a gente! Teremos muito prazer em ajudar.

O que de fato é a Transformação Digital?

Processos Ágeis

Contratar mais pessoas ou revisar o processo?