Entenda como os métodos ágeis podem ajudar diversas áreas e times a ter mais produtividade e organização
Dia após dia, diversos profissionais de áreas como Marketing, times de RH, times de projetos diversos, vem até nós, perguntando: será que os métodos ágeis podem realmente me ajudar a ser mais eficiente, ser mais ágil?
Em 90% dos casos, a resposta é SIM.
Quando conversamos um pouco mais com essas pessoas, citamos algumas situações comuns em times que precisam ser mais ágeis. Alguns desses problemas são:
- Muitas interferências externas
- Coisas que impedem de você entregar suas tarefas, e que muitas vezes precisaria de uma ajuda da liderança
- Mudanças de prioridade – às vezes se perde sem saber qual a próxima prioridade
- Pouca visibilidade do que está acontecendo na organização
- Pouca visibilidade dos pares – às vezes alguns ficam bem sobrecarregados, e outros nem tantos
- Muitas incertezas com relação a qual o real objetivo do projeto, como saber se o que estou fazendo está realmente gerando valor
- Problemas de produtividade e entrega
- Processos às vezes burocráticos
E, algumas vezes, até perguntamos para a liderança, além das características da lista acima, se eles possuem algum desses problemas a mais:
- Baixa visibilidade e transparências dos times;
- Dificuldade de organização entre times;
- Dificuldade em ter datas e prazos;
- Estrutura complexa para liderar;
- Problemas para as tomadas de decisão;
Basicamente, se algum desses pontos acima estão presentes no dia a dia do seu time, seja qual for sua área, nossa resposta será: “SIM, os métodos ágeis podem te ajudar no aumento de controle e produtividade“.
Muitas vezes, as pessoas gastam demasiado tempo em coisas que não geram o real valor, nem para suas entregas, nem para a organização como um todo. Com isso, gera-se uma perda muito grande de produtividade!
É como se uma área ou um determinado time fossem uma máquina, que não está sendo eficiente e está causando desperdícios diversos…
Como usar métodos Ágeis para ser mais eficiente em qualquer área?
Ser ágil não é apenas passar por um processo para ser mais eficiente e ter mais resultados. É passar por uma mudança de paradigma, de mindset, usando não apenas os métodos ágeis, mas diversas ferramentas e técnicas que fazem deste processo uma verdadeira Transformação Ágil.
Essencialmente, usamos os conceitos de Scrum, Kanban, Gestão 3.0 e OKRs para definir papeis e responsabilidades, eventos e detalhes dos novos processos de trabalho deste time.
Os princípios e características de um time realmente ágil são:
- Pessoas que possuem transparência das informações, com muita gestão visual, escalando problemas rapidamente;
- Times com objetivos claros e engajados, trabalhando em formato de SQUADs;
- Visão de produto customer centric, mapeados em um backlog único;
- Possuem métricas importantes visíveis;
- Conseguem resolver problemas complexos;
- Fazem entregas em ciclos curtos (são iterativos e incremental);
- Promovem a melhoria contínua;
- Identificam e removem impedimentos de forma rápida.
Como aplicamos na prática
Para te ajudar a visualizar melhor esse processo de mudanças, seguem alguns exemplos de Transformação Ágil em diferentes áreas:
Área Jurídica
Um time de um projeto formado por especialistas da área Financeira, Logística, Contadores e Advogados, tinha o desafio de mudar a estrutura de produção de bens de consumo, com a meta de ter ganhos fiscais chegar na casa de milhões por ano.
Passaram vários meses e esse problema não era resolvido. Com uma mini Lean Inception, criaram o backlog, montaram a Squad e, com gestão visual e indicadores, começaram a rodar os Sprints. Em pouco tempo, os problemas e impedimentos foram aparecendo e sendo escalados para a diretoria. Pouco a pouco, as situações foram sendo resolvidas, focando no objetivo daquela indiciativa e os benefícios começaram a ser atingidos.
Área de Marketing
Alguns times de uma área de marketing queriam ter mais controle sobre as demandas e processos. Com alguns conceitos de agilidade aplicados – e também de ágil escalado – criou-se um processo de governança, além de ajudar nas entregas dos times na operação. Rapidamente, os times entraram num fluxo de melhoria continua, até chegarem no processo ideal para realmente serem mais eficientes e ágeis como um todo.
Área de Recursos Humanos
Um departamento de RH precisava deixar suas entregas mais ágeis, porém com mais valor para a organização. Para isso, foi mapeada a jornada dos colaboradores – desde quando eles entravam na empresa; quando eles tinham dúvidas; quando eles usam o processo mês a mês e quando eles se desligam da empresa.
Para cada parte desta jornada do usuário – no caso, o colaborador, foi montada uma Squad, com um backlog, usando Kanban, trabalhando com Sprints e OKRs. Semana a semana, a jornada do colaborador foi sendo melhorada, visando o atingimento dos objetivos da área.
Treinamentos para toda a empresa
Nesse caso, os conceitos já citados acima precisam ser aplicados para toda empresa, mas não em plenitude. Isso significa que, muitas vezes, uma organização não vai ter Squads, Sprints, etc, em toda organização, mas muitas dessas práticas e a mudança de paradigma, são os principais pontos que ajudarão na produtividade como um todo.
Para isso, treinamentos como o Ágil Além da TI, é feito para toda a empresa. Cada funcionário vai identificar o que pode ou não ser aplicado – técnicas de visualização do fluxo, mapeamento de impedimentos, reunião diária, sprints, entre outros temas. Vale ressaltar aqui que, capacitando seu time, ele se torna mais produtivo!
Esperamos que você realmente consiga deixar seu time, sua área ou sua empresa mais ágil e mais eficiente com essas dicas.
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