Entenda agora como funciona a aplicação de metodologias ágeis na prática para ter um time mais eficiente e ágil
Muito se fala sobre os benefícios do uso de metodologias ágeis, não apenas na área de tecnologia, mas em diversas outras como Marketing, RH, Vendas, Financeira, etc… Entretanto, uma das dúvidas mais frequentes relacionada à esse assunto é “como um processo ágil organizado funciona de verdade na prática?”. Também surgem perguntas como: “Ok, eu quero ser mais ágil, mas como isso pode funcionar pra mim?”
Antes de responder essa pergunta, vale ressaltar que, se você não possui um processo de trabalho bem estruturado e bem implantado, provavelmente seu time deve estar com desperdícios ou sendo muito improdutivo no dia a dia. E isso acontece por diversos motivos:
- Falta de objetivo claro e propósito
- Falta de clareza sobre papéis e responsabilidades
- Incertezas perante à organização
- Muito retrabalho e desperdícios
Ou seja, não adianta ter um processo de trabalho organizado, armazenado num documento dentro de uma rede, e não implantado, que as pessoas não vivam em uma base diária.
Benefícios de um time ágil
Além disso, se você tem um processo bem definido e ele não for tradicional, se ele tiver conceitos ágeis incorporados, e for praticado por cada pessoa, no dia a dia do time, os benefícios são imensos.
Ao implementar os conceitos e metodologias ágeis em um time, ele passa a:
- Ter chances de produzir muito mais
- Ser mais assertivo nas tarefas
- Entrar em ciclos de melhoria contínua
- Evitar o desperdício e o retrabalho
- Ter mais coordenação e dar mais visibilidade para a liderança
- Melhorar a comunicação entre todos os envolvidos
- Ser mais eficaz e eficiente como um todo
Como implementar essas mudanças na prática
Tudo parece lindo na teoria, mas e na prática? Para deixar seu time mais ágil e com um processo melhor estruturado, primeiramente, é necessário entender que cada time e empresa vai ter uma solução diferente. Ou seja, não existe certo ou errado, mas sim um método organizado para atender às SUAS necessidades e te ajudar a atingir os SEUS objetivos.
Esse é o nosso modelo de implementação de um processo ágil para uma área de marketing, neste caso. Não necessariamente é o que vai funcionar para você, mas já pode servir como base e te auxiliar a descobrir o seu formato ideal.
Para te ajudar nesse processo, selecionamos os principais pontos de uma implementação de um processo ágil:
Definir os objetivos de forma clara
Não adianta querer usar novos conceitos de trabalho dentro de um time, se ele não tem uma visão bem clara de qual o propósito das iniciativas. As técnicas de OKR são ideais para definir os objetivos e resultados-chaves para atingir as metas e ter clareza do que está acontecendo no dia a dia de trabalho.
“Se você não sabe para onde ir, provavelmente seu time estará sempre perdendo.”
Estruturando a lista de tarefas
Quando definimos a visão do projeto ou produto, começamos uma estruturação do backlog, ou seja, criamos uma lista ordenada de tarefas a serem executadas para atingir determinado objetivo. Usamos diversas dinâmicas e técnicas para selecionar esses itens (Design Sprint, Lean Inception, etc) e assim criamos o Product Backlog.
Em seguida, é muito importante fazer a correta priorização e ordenação desse backlog, começando os trabalhos pelas tarefas mais importantes, ou pelas que possuem mais dependência, identificando e removendo os impedimentos, etc.
Começando as Sprints
Depois de refinar os itens e definir o Sprint Backlog e começamos a trabalhar nas Sprints – que são ciclos constantes com períodos pré-definidos para desenvolver as entregas. Neste exemplo da campanha de marketing, como o time era muito volátil, fizemos Sprints de uma semana, pois além do cenário ainda incerto, tudo era adaptação e as pessoas estavam sendo treinadas e trabalhando neste novo formato, ao mesmo tempo.
Nesse primeiro ciclo, o time deve trabalhar focado no Sprint Goal (objetivo daquele período) e, ao final de cada Sprint, chamamos uma série de stakeholders para falar das entregas, dos resultados, ter o momento dos feedbacks e ajustar qualquer item para o próximo ciclo de trabalho.
Vale ressaltar aqui que a transparência e a gestão visual são essenciais nesse novo formato de trabalho. Usamos diversas técnicas e conceitos de Scrum, Kanban, Gestão 3.0, entre outras.
Entre num processo de melhoria contínua
Ao final desse novo ciclo de trabalho, pare e pense: se você pudéssemos voltar no passado e fazer tudo de novo, faríamos tudo igual? Ou teríamos feito algo diferente? Nessa retrospectiva, é possível identificar e selecionar um ponto de melhoria, e ter um plano de ação para trabalhar nele, junto com os outros itens do backlog, na Sprint seguinte… Iniciando assim um processo de melhoria contínua.
Treine as pessoas
Uma das fases mais importantes de uma implementação de metodologias ágeis é a de aculturamento. Esse é o momento no qual as pessoas passam por uma série de treinamentos, com objetivo de não apenas aprender novos conceitos, mas de realmente mudar o paradigma e atingir os objetivos. Aplicamos diversos treinamentos oficiais (com certificação) para elevar o nível de conhecimento e de experiência prática das pessoas.
Tenha métricas e dados
De nada adianta esse novo formato de trabalho, se não é possível mensurar! Tenha dados e métricas, tanto métricas de resultado (outcome), como de tarefas (output). Elas servem para entender o quanto essa iniciativa está sendo positiva ou precisa de ajustes. São esses indicadores que ajudam a guiar o time para ser melhor a cada Sprint!
Lembrando que, se você não tiver as pessoas corretas para te ajudar, toda essa iniciativa para ter um processo ágil, mais organizado e estruturado, pode fracassar. Se você ainda tem alguma dúvida sobre essa transformação, fale com um de nossos consultores e solicite um diagnóstico para saber se as metodologias ágeis vão funcionar para o seu time.
Quer que seu time trabalhe de forma mais ágil e estruturada?
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